Jak działa lista klientów oczekujących

Lista klientów oczekujących porządkuje zgłoszenia osób, które chcą termin, ale nie mają jeszcze przypiętej wizyty w kalendarzu.

Dla kogo jest ta instrukcja

Dla Administratora i Recepcjonisty.

Kiedy warto korzystać z listy

• Gdy kalendarz jest pełny i chcesz zapisać zapotrzebowanie klienta na później.
• Gdy klient podaje kilka możliwych terminów i potrzebujesz wrócić do tematu.
• Gdy zespół ma kontaktować się z klientem po zwolnieniu odpowiedniego okna czasowego.

Jakie dane przechowuje wpis

• Dane klienta potrzebne do kontaktu.
• Preferowaną usługę, salon i opcjonalnie pracownika.
• Preferowany zakres dat i godzin.
• Status wpisu oraz notatkę operacyjną.

Kto może korzystać z listy

• Administrator.
• Recepcjonista.

Czym lista oczekujących różni się od wizyty w kalendarzu

• Wpis na liście oczekujących nie blokuje terminu w kalendarzu.
• Wpis jest etapem przygotowawczym i pomaga zdecydować, kiedy utworzyć wizytę.
• Dopiero po przeniesieniu wpisu do kalendarza powstaje właściwa wizyta.

Co oznaczają statusy

• Oczekuje: klient czeka na propozycję terminu.
• Umówiony: wpis został obsłużony i przeniesiony do kalendarza.
• Zrezygnował: klient nie chce już terminu.
• Nieaktualne: wpis należy zamknąć lub usunąć z bieżącej pracy.

Co stanie się po zapisaniu

• Zespół ma wspólną listę klientów, do których trzeba wrócić.
• Łatwiej zaplanować kontakt, gdy zwolni się odpowiedni termin.
• Mniej zgłoszeń ginie między rozmową z klientem a właściwym zapisem wizyty.

Najczęstsze problemy

• Wpisów jest za dużo: użyj filtrów statusu, salonu i pracownika.
• Brakuje kontekstu w zgłoszeniu: uzupełnij notatkę i preferencje terminu.
• Trudno ustalić priorytet: najpierw obsłuż wpisy z najwęższym zakresem dostępności.

Warto wiedzieć

• Lista oczekujących porządkuje pracę recepcji, ale nie zastępuje kalendarza.
• Jakość wpisu wpływa na to, jak szybko da się zaproponować konkretny termin.

FAQ

Czy wpis na liście blokuje termin w kalendarzu?

Nie. Termin blokuje dopiero utworzona wizyta.

Kiedy zmienić status na Umówiony?

Po potwierdzeniu terminu i zapisaniu wizyty w kalendarzu.

Powiązane instrukcje

• Jak korzystać z listy oczekujących w kalendarzu
• Jak utworzyć pierwszą wizytę w Termino24

Podsumowanie

Lista oczekujących pomaga przechwycić popyt na terminy i bezpiecznie przejść od zgłoszenia klienta do wizyty zapisanej w kalendarzu.